1、確保紙質載體檔案安全。

傳統的檔案保存方式存在著諸多的安全問題，例如可能會造成檔案文件損壞缺失等等一系列的問題，所以事先電子檔案進行信息紙質檔案數字化后，可以降低紙質檔案利用頻率，從而減少了對紙質檔案的各種人為損害或自然侵害，提高了紙質檔案原件的安全系數。

2、具備多元化的功能服務滿足企業管理需求

為了滿足計量技術機構電子文件檔案管理的需求，檔案管理系統開發運用信息化技術手段對系統進行需求分析的基礎上，構建了檔案收集錄入、整編歸檔、鑒定銷毀、檢索查詢和統計打印等等功能模塊，結合各方面信息技術來進行系統結構設計，使數據從各相關部門直接流入檔案系統，由檔案系統將收集的數據加工整理后呈現給機構用戶，實現計量檔案信息共享。